Søgne og Songdalen Budstikke har i samarbeid med Fædrelandsvennen den siste tiden hatt flere oppslag om Søgne kommunes bruk av visa gullkort. Som økonomisjef i Søgne kommune ønsker jeg med dette å komme med oppklarende opplysninger både til innbyggerne og til alle ansatte i Søgne kommune.

I avisartiklene vinkles det etter min oppfatning som at kortene kan brukes og er brukt til private formål. Dette stemmer overhodet ikke! Visa kortene skal kun benyttes til tjenesteformål, noe som også tydelig fremgår av retningslinjene våre. Økonomiavdelingen har nøye oppfølging av disse kortene, og så vidt meg bekjent har hverken vår internkontroll eller revisjonen avdekket at kortene noen gang er blitt benyttet til private formål. Dette ble også bekreftet av revisjonen i kontrollutvalgsmøte den 01.03.2018.

Søgne kommune benytter visa kort som et betalingsmiddel, på samme måte som samfunnet ellers gjør nå i 2018.Søgne kommune har ingen elektronisk løsning på reiseregninger pr i dag, slik som mange andre kommuner har som man kan sammenlignes med. Dersom en ansatt har vært på tjenestereise eller har utlegg relatert til sitt arbeid, må han - for å få tilbake utleggene - fylle ut skjema vedrørende kostnader, vedlegge alle kvitteringer og sende det videre i internpost for attestasjon og anvisning. For å bedre den ansattes egen kontroll av utlegg, samt minimere tidsbruk på reiseregning, benyttes det derfor visa kort av de som på grunn av sin stilling har mye utlegg. De som har tilgang til visa kort er rådmannens ledergruppe, enhetsledere og andre ansatte der det anses formålstjenlig både av hensyn til størrelse og antall utlegg.

Det presiseres at det er akkurat de samme retningslinjene som gjelder ved bruk av et slikt visa kort som ved reiseregning! Det skal foreligge kvitteringer, formål og ansatte skal presiseres. Alle utlegg skal attesteres og anvises.Det er altså kun betalingsformen som er annerledes.

Søgne kommune benytter Statens reiseregulativ på tjenestereiser på samme måte som de fleste andre kommuner. Dersom det er transaksjoner som ikke tilfredsstiller dokumentasjonskrav skal disse ikke godkjennes.

Det er korrekt at det ved internkontroll utført av økonomiavdelingen ble avdekket at det manglet kvitteringer på enkelte transaksjoner knyttet til bruk av visa kort. De manglende kvitteringene ble imidlertid fremskaffet i ettertid og var i henhold til retningslinjene. Dette viser også at vår egen internkontroll fungerer, og avdekker avvik der det trengs.

Arkiv