Søgne og Songdalen Budstikke har fått innsyn i en mailkorrespondanse mellom organisasjonssjef, rådmann og ordfører, som viser at det fortsatt er samarbeidsutfordringer på Søgne rådhus.
27. mai 2019 klokken 16:17 skrev organisasjonssjef Dag Morten Frantzen med emnet Når en fjær blir til fem høns, som var overskriften på artikkel etter maimøtet i Søgne kontrollutvalget, følgende mail til rådmann Kim Høyer Holum i Søgne kommune:
– Siden dette ble en sak, ønsker vi gi en ny tilbakemelding for å få frem budskapet vårt så tydelig som mulig. Vi ønsker på lik linje som første gang, håndtere personalsaker via riktig kanaler og ikke via åpne møter eller i media. Måten dette nå er fremstilt på er kun til skade for de ansatte, og det har vi som ledere vanskelig for å akseptere. Vi har ikke behov for å svare igjennom media, på noe som aldri burde havnet der, da det ikke gjør noe annet enn å gjøre situasjonen for våre ansatte vanskeligere. For denne konkrete ansatte er håndteringen svært beklagelig og ytterst unødvendig, og hun syntes på ingen måte dette er greit. Den ansatte hadde en opplevelse, som hun eier, og som hun ønsket si ifra om til sin nærmeste leder. Vi ønsker at alle ansatte skal kunne si ifra, og løfte dette internt, slik at vi hele tiden kan prøve å forbedre oss. Vi ledere reagerte også på noe av det som skjer i denne situasjonen og valgte si ifra videre. Måten denne saken har blitt behandlet på i fortsettelsen bidrar dessverre ikke til å skape den tryggheten alle ansatte skal ha. Vår beskrivelse etter å fått tilbakemelding fra den ansatte er som følger – og dette må vi respektere som den ansattes opplevelse. 5 eller 6 mars 2019, mens store deler av administrasjonen var på borte på felles samling, var den nyansatte tilstede i Servicetorget. Per Gunnar Salomonsen kom inn som privatperson i Servicetorget for å få hjelp. Når han var ferdig med sitt ærend stilte han vår ansatt et spørsmål om vedkommende ble godt behandlet på Servicetorget. Den ansatte ble forfjamset av dette spørsmålet, men bekreftet at hun hadde det fint. Han fulgte da opp med å si at vedkommende kunne alltid komme til ham om det var noe. Han presenterte seg som nestleder i Kontrollutvalget. Deretter gikk han igjen. Den ansatte reagerte på denne henvendelsen og syntes den var både merkelig og spesiell. Den ansatte valgte da å informere sin nærmeste leder om denne opplevelsen/hendelsen. Vi reagerte spesielt på et par ting ved denne hendelsen, og gav tilbakemelding om dette videre i linjen. ‐ Salomonsen insinuerer at arbeidsmiljøet er dårlig med spørsmålet og oppfordringen sin. Dette har vi i lang tid forsøkt tilbakevise, men dessverre for døve ører. Arbeidsmiljøet i bibliotek og servicetorg er svært godt. Vi og de ansatte forventer at medlemmer av kontrollutvalget bidrar til å skape trygghet og at det gis et riktig bilde av hvordan de ansatte har det på jobb og ikke det motsatte som fort blir tilfelle her. ‐ Salomonsen som politiker og nestleder i Kontrollutvalget ber ansatte komme direkte til han. Her mener vi at Salomonsen viser liten rolleforståelse og han bidrar til å undergrave tilliten til både oss som ledere, men også de tillitsvalgte og vernetjenesten. Vi tar det ansvaret vi har på alvor, og står i det hvert eneste minutt i arbeidshverdagen og ikke bare en gang iblant. Våre ansatte er fornøyd og har et godt forhold til sine ledere, og det ønsker vi å ivareta. Vi har også flinke tillitsvalgte og en høyst oppegående vernetjeneste som ansatte kan henvende seg til dersom de ikke er fornøyd.
Det var dette som vi ønsket å få formidlet og som vi vet at rådmannen har tatt videre til ordføreren. Det er således ikke Administrasjonen som forsøker å skape fjær om til høns, slik det står i overskriften i Budstikka! Ved å få tilbakemeldingen skriftlig denne gangen, så er det kanskje lettere å unngå mistolkninger/misforståelser underveis. Vi har fulgt linja og vi hadde forventet at dette skulle ført til en diskusjon i kontrollutvalget om rolleforståelse og arbeidsmetodikk.
Med forbehold om at oppslaget i Budstikka gir et riktig bilde av det som har foregått i kontrollutvalget, så blir det ikke riktig om man bagatelliserer den opplevelsen som den ansatte har hatt eller er mest opptatt av hvem som har sagt hva, enn å ta denne diskusjonen. Ingen av delene bidrar dessverre til å skape trygghet og tillit. Vi håper at denne henvendelsen ikke fører til en ny runde med personfokusering og oppslag i media, men at kontrollutvalget tar en ordentlig diskusjon rundt rolleforståelse og arbeidsmetodikk. Vi tror at dette er viktig for å bidra til den tillit og trygghet som vi alle ønsker at våre ansatte skal ha.
28. mai 2019 kl 1005 svarer Høyer Holum i mail med kopi til ordfører Astrid Hilde og Alexander Etsy Jensen, sekretæriatet for Kontrollutvalget.
– Viser til e‐post fra Dag Morten og mandagsmøtet den 11. mars der denne problemstillingen ble tatt opp. Det er beklagelig at ansatte som tar opp forhold som de anser som uheldig eller kritikkverdig opplever at de, i stedet for å bli tatt på alvor, blir utsatt for kritikk og mistenkeliggjøring i media. Jeg ber deg vurdere hvordan denne saken kan tas videre slik at vi unngår lignende i fremtiden. Jeg setter sekretariatet til kontrollutvalget på kopi, slik at de er orientert om saken.
Mvh Kim
28. mai 2019 kl 1624 svarer Hilde i mail til Høyer Holum, med kopi til Etsy Jensen, postmottak i Søgne kommune og daglig leder for kommunerevisjonen Tor Ole Holbek.
– Hei Som du vet er ikke ordførere ansvarlig for det som blir fremmet i kontrollutvalg. Kontrollutvalget er kommunestyret sitt organ og kan på eget initiativ få innsyn i og drøfte alle saker etter eget forgodtbefinnende. Ordfører har kun møte og talerett i utvalget og har ingen instruksjonsmyndighet over det som foregår der. Det var Leder av kontrollutvalget som i møtet i Songdalen tok opp saken med Salomonsen, ikke jeg. Det er KU og leder der som får ta ansvar for hva som er tema i deres møter. Hverken du eller jeg kan eller skal påvirke dette. Det er MEDIA som refererer til saker som tas opp i møter, ikke jeg . Media får selv ta ansvar for hva de skriver.
– Hvis du mener det er uheldig det de skriver, får du ta det opp med dem selv eller klage dette inn til pressens faglige utvalg. Det er etter mitt syn likevel naturlig at de siterer fra utvalgsmøter.. vi kan ikke unngå det. Vi kan like det de skriver eller mislike det, men det har hverken du eller jeg påvirkning på. Slik jeg oppfatter denne mailen er dette nok et forsøk på å gjøre Ordfører, nok en gang, til syndebukk for saker som behandles i KU.. ref de røde arkene og dermed havner i media. En insinuasjon jeg ikke finner meg i. Dette med rollefordelingen her må du og Frantzen gå en ny runde på! Siden jeg ikke kan påvirke hverken møteagendaen KU eller MEDIA kan jeg ikke gjøre noe i denne saken... hvor mye jeg enn hadde villet evt... Jeg foreslår at du nå legger ned stridsøksen Kim og lar oss fokusere på arbeidet inn i ny kommune den siste tiden som er igjen. Mvh Astrid Hilde Ordfører
29.05.2019 klokken 15:17 er det organisasjonssjef Frantzen som svarer på mail til rådmann fra ordfører. Kopi til rådmann, kontrollutvalgets sekretæriat v/ Etsy Jensen, kommunerevisjonen v/Holbek og postmottaket i Søgne.
Dette var ikke en tilbakemelding til/på Ordfører. Jeg stiller ikke Ordfører ansvarlig for håndteringen i Kontrollutvalget (eller media), men ønsker videreformidle via linjen til det politiske miljø. Det er så vidt meg bekjent riktig vei å gå, for å ikke kortslutte noen linjer. Jeg skriver ikke at det er Ordfører som skaper fjær til høns, og insinuerer det heller ikke. Jeg vet ikke engang om det var et sitat ifra møtet, eller bare en media overskrift, men fakta er at det ikke er skapt en historie, slik saken blir fremstilt. Saken er videreformidlet fra vår side til det politiske slik den ble opplevd av de involverte. Syntes det er sterkt beklagelig at Ordfører leser tilbakemeldingen til Kontrollutvalget som rettet mot henne og den handler om å gjøre henne til syndebukk. Det er på ingen måte tilfelle. Ber om at opprinnelig mail leses på nytt uten den oppfatningen. Eneste stedet i eposten Ordfører blir nevnt, er at den ble i første omgang tatt i linjen via Rådmann og Ordfører for å formidle opprinnelig hendelse og opplevelse. Jeg kan bare gå utifra det har blitt gjort i første runde som tenkt, og at det da ble diskutert i KU i to runder. Håndteringen i KU førte til et unødvendig mediaoppslag etter møte nr to, og ble et skjevt bilde på saken slik vi opplevde og hadde videreformidlet den. Det ønsket vi nå å gi tilbakemelding på og håper det er høyt nok under taket til å kunne gjøre det på en ordentlig måte som vi her forsøker. Denne siste gangen skriftlig, for å forsøke unngå misforståelser, men det er tydelig at kommunikasjon er svært vanskelig. Vi sier det er uheldig at slike personalsaker blir en mediasak, da slikt må kunne løses både mer fornuftig og hensynsfullt for alle parter. Vi opplever å bli fremstilt feil, og håper man kan få lov til å si ifra når vi opplever urett. Vi kan ikke og forsøker ikke kritisere media for å skrive om det som skjer i det offentlige rom, men ønsker gjerne at alle parter forsøker unngå fremstillinger som rammer feil. Vi forsøker ikke engang rette opp feiloppfatningene via media, da vi ikke har behov for den oppmerksomheten eller sette noe part i mer fokus, men må fortsatt gjerne kunne si ifra på et vis. Det håper jeg vi kan gjøre i linjen og ikke via media, da slikt ikke kan løses der. Hvis Ordfører mener man burde håndtert saken på annen måte på vegne av de ansatte, ber jeg om tilbakemelding slik at jeg kan forstå forventningene tydeligere. Det satt langt inne hos oss å gi tilbakemeldingen både første gang og nå den skriftlige, da jeg dessverre fryktet for feil oppmerksomhet. Jeg håper fortsatt ikke det blir tilfellet her. Intensjonen min er å kunne ivareta mine ansatte og kunne si ifra når man ikke opplever riktig behandling. Jeg tar gjerne dette i direkte dialog for å få lagt all tvil til side. Mvh Dag Morten