Oppfordrer til åpenhet

Den 9. februar i år var det møte i administrasjonsutvalget i forkant av formannskapsmøtet. I møtet kom Janne Fardal Kristoffersen (H) med en sterk uttalelse.

– Nå er det helt forferdelig å jobbe i Lindesnes kommune. De ansatte orker ikke mer, sa hun.

Fardal Kristoffersen hadde før møtet bestemt seg for å slå alarm om situasjonen.

– Hadde jeg ikke fått ualminnelig mange henvendelser på SMS og telefoner fra folk som jeg vet hva står for, og som fortalte hvor tøft de opplevde det å jobbe i helsesektoren på det tidspunktet, ville jeg aldri tatt det opp i et offentlig møte, sier hun.

Høyre-politikeren har de siste årene fått mange henvendelser fra ansatte som melder om høyt arbeidspress og vanskelige arbeidsforhold i helsesektoren.

– Samtlige er dyktige folk som er svært dedikerte og alltid gir det lille ekstra. Når disse sier at det ikke går lenger, da lytter jeg. Jeg gir meg snart som lokalpolitiker etter 20 år, og min viktigste tilbakemelding til kommunen er å bli bedre til å lytte og kommunisere.

Ble fratatt arbeidsoppgavene: – Jeg følte hele min jobbfaglige integritet var knust

– Mange har det bra

I møtet henviste Lena Wilhelmsen, organisasjons- og personalsjef i Lindesnes kommune, til medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR, som alle ansatte blir invitert til å svare på. Andelen ansatte som valgte å svare i 2022, var 66,5 prosent.

– Undersøkelsen sier ikke at alle ansatte har det forferdelig på jobb. Tvert imot har mange det veldig bra på jobb i Lindesnes kommune, sa Wilhelmsen.

Hun mener undersøkelsen dokumenterer noe annet enn det som kom fram i møtet og i avisen etterpå.

– Vil ikke en oppsummering presentert på denne måten kun vise et gjennomsnitt av ansattes opplevelse? Er det ikke nettopp variansen som er interessant, all den tid stor misnøye på ett område vil kunne utligne andres tilfredshet på et annet?

– Vi er kjent med at enkeltansatte ikke er fornøyd og noen som har det vanskelig. Ledere, tillitsvalgte og vernetjenesten arbeider for at alle ansatte skal ha et godt arbeidsmiljø og trives på jobb, svarer Wilhelmsen.

– 33,5 prosent, altså 719 ansatte i kommunen, har valgt ikke å svare på undersøkelsen. Hva tenker du om det?

– Jeg vil ikke spekulere i det. Min holdning er at statistikk er statistikk, og at den viktigste jobben gjøres i etterkant på enhets- og avdelingsnivå. Det er der det skal være en prosess som munner ut i en handlingsplan hvor de ansatte medvirker og er med å skape en trygg og god arbeidsplass med godt arbeidsmiljø, sier hun.

– Det er forsømmelse på systemnivå

– Lav svarprosent gir aldri det reelle bildet

Fardal Kristoffersen tok tilbakemeldingen fra kommuneledelsen til etterretning, men gikk likevel hjem fra møtet med følelsen av at svaret hun hadde fått der ikke samsvarer med det mange ansatte opplever.

– Hvis vi som politikere får beskjed om at alt er flott, så fratas vi jo muligheten til å gjøre noe med ting som ikke fungerer. Vi kan verken komme med tiltak eller øke budsjettene. Får vi derimot innsikt i utfordringene, kan vi få en ærlig debatt om det som ikke er godt nok, sier hun.

Når det gjelder selve undersøkelsen, er hun bekymret for at oversikten som blir presentert ikke gir det reelle bildet.

– Jeg tror at ansatte som er overarbeidet, veldig slitne og føler at tiden ikke strekker til, ikke prioriterer å svare på den. Undersøkelser med lav svarprosent tenker jeg aldri gir det reelle bildet, sier hun.

Trivsel og lønnsomhet: To sider av samme sak

For mange ansatte under seg

Det er viktig for Fardal Kristoffersen å understreke at hun først og fremst uttaler seg om helsesektoren som hun har god kjennskap til, og at mye også er bra i denne sektoren.

– Det er store variasjoner mellom de ulike institusjonene og avdelingene. Enkelte avdelinger har betydelig flere eller sykere brukere, for få ansatte, for mange oppgaver, for mye overtid og vikarer uten tilstrekkelig kompetanse, sier hun.

Hun mener også at lederen på den enkelte avdeling har stor betydning.

– Med en velfungerende leder, tåler organisasjonen ofte mer. Det har jeg i alle fall erfart selv, sier hun.

– Det finnes et internt system for å varsle og melde avvik i kommunen. Hva tenker du om at de velger å komme til deg?

– Hvis man bruker avvik til forbedring, er det fenomenalt. Det fordrer at man bruker avvikene aktivt for å gjøre noe med utfordringene. Når dedikerte medarbeiderne som har vært i kommunen i mange tiår, og som vet hvordan systemet fungerer, etter lang tid velger å ta kontakt med en politiker, tenker jeg at de i alle fall ikke opplever seg tilstrekkelig tatt på alvor. Det er ansatte vi trenger i fremtiden, og det er utrolig trist at enkelte velger å si opp stillingen sin. Både ansatte, politikere og administrasjon er om bord på den samme skuta. Vi må ha et felles mål og tørre å være ærlige med hverandre, bare da kan vi skape det beste resultatet, sier hun.

Fardal Kristoffersen mener det er et stort problem at mange ledere har for mange ansatte under seg.

– Hvis det går lang tid mellom hver gang du snakker med medarbeiderne dine, klarer du heller ikke følge tett opp. En god leder sikrer eierskap, møter medarbeiderne med entusiasme, motiverer, bygger lag og får utrettet mer enn de som sitter beinhardt på toppen og bare lytter til seg selv. Våre dyktige ansatte har behov for å bli sett og føle at de blir lyttet til, samt se at det tas grep når ting er ekstra krevende. Jeg opplever det imidlertid som positivt at administrasjonen nå tar tak i flere av de utfordringene som er løftet, sier hun.

Ingen statistikk over avvik

Wilhelmsen forteller at kommunen har arbeidet med å gjøre avvikssystemet kjent både blant ledere og ansatte, og at kommunen ønsker at ansatte skal melde, slik at de kan arbeide med forbedring på system-, enhets-, avdelings- eller individnivå. Wilhelmsen sier at noe av årsaken til at det ble meldt få avvik i 2020, var at kommunen var ny og at ansatte ikke hadde fått opplæring i systemet, samt at koronaen kom.

– Hvordan sørger kommunen for at ansatte til enhver tid har oversikt over hvordan de kan melde avvik?

– Det er leders ansvar at alle kjenner til avviks- og varslingssystemet. Alle nyansatte får informasjon om dette når de ansettes. Men det er klart at dette er ferskvare. I en hektisk hverdag, som for eksempel i oppvekst- og helsesektoren, kan det være utfordrende å få meldt fortløpende, men vi jobber med å legge til rette slik at det blir enklest mulig å melde avvik, sier Wilhelmsen.

Per i dag har ikke kommunen statistikk over avvikene, slik at man se dem i sammenheng for å finne ut om det er gjentakende mønstre eller utfordringer. Wilhelmsen henviser til et møte i administrasjonsutvalget i vår, der det ble vedtatt at kommunen skal se på en systematisering.

– Hvor mange avvik blir lukket med tiltak, og hvor mange blir lukket uten tiltak?

– For å finne ut dette, må man gå manuelt gjennom hvert enkelt avvik. Det tenker jeg ikke vi har kapasitet til å gjøre. Bakgrunnen er at de fleste bruker kommentarfeltet til å orientere om tiltak på avviket, og det kommer ikke opp som statistikk, sier Wilhelmsen.

Et HMS-avvik kan ikke lukkes før verneombud har lest det og leder har skrevet kommentar til avviket. Det er 21 dager som er tidsfrist før avviket sendes til neste nivå som er nærmeste leder. Hvis avviket ikke behandles sendes, det videre til neste ledd etter 21 dager. Siste instans er rådmannsnivået.

– Hva skjer med en leder som ikke leverer i henhold til krav eller mål som er satt for stillingen?

– De skal følges opp av den enkelte leder i linjen, svarer Wilhelmsen.

Wilhelmsen legger også til at fra høsten starter kommunen et onboarding – program der alle nye ledere skal gjennom ulike moduler som gir dem en innføring i de ulike oppgavene de skal utføre.

Åpne avvik etter 21 dager

I 2020 ble det meldt 993 avvikssaker knyttet til HMS i Lindesnes kommune. I 2022 ble det meldt 2027 avvik. Av disse var 490 knyttet til psykososialt miljø og organisasjon.